VoicePro Price

Berikut ini rincian harga software maupun hardware yang diimplementasikan untuk membangun IVR Sistem di suatu perusahaan.

Read More

VoicePro Implementation

Untuk menyesuaikan waktu dalam schedule implementasi Software maupun Hardware adalah sebagai berikut :

Read More

VoicePro Feature

Adapun feature-feature yang ada di VoicePro IVR Sistem sebagai berikut :

• Operating System, yang digunakan system ini adalah Windows NT 4.0 / NT 2000 maupun Windows XP yang didukung dari semua aplikasi pre-configured dengan perangkat lunak yang digunakan  dengan baik.
• Automatic Operator Connection, system ini secara otomatis mengarahkan suatu panggilan dengan garis tertentu sebagai suatu operator. System ini diibaratkan sebagai pengganti dari system kerja operator.
• Customized & scheduled Company Greeting, Greeting awal akan bisa berubah pada waktu tertentu, hari tertentu atau kesempatan khusus. System akan mengucapkan greeting awal secara berbeda dimana yang telah di tentukan / jadwal oleh system itu sendiri dengan berdasarkan jam, bulan, tahun, hari, maupun tanggal.
• Direct Extension Dialing, Penelpon akan secara langsung di hubungkan ke nomor yang akan anda tuju. System akan menghubungkan ekstension lain dimana si penelepon ingin langsung berhubungan setelah si penelpon tekan nomor ekstension yang dituju.
• Full PBX Inbound-DTMF Integration, system ini bisa untuk diinstalasikan / integrasi di berbagai merk PABX , yang mana dapat mengendalikan semua programmable PABX. System ini terdapat banyak pilihan  merk PABX yang telah banyak di instalasikan di negara Indonesia. Anda hanya tinggal memilih setup PABX di system ini sesuai PABX yang anda punyai.
• Full PBX Integration by RS-232 Serial Port, Penyediaan  fungsi serial port RS-232 yang mana bisa digunakan untuk integrasi dengan PABX yang telah terpasang maupun yang lainnya. Fungsi ini berguna,  seperti menyalakan lampu  telpon jika mempunya pesan (Message Waiting Lamp) dan sebagainya.
• Multiple Language Operations, dengan menggunakan fungsi audiotext yang mana penelepon bisa untuk memilih bahasa yang telah anda setup di system ini. Untuk default dari system ini bisa untuk mengucapkan 5 bahasa seperti bahasa Inggris, Indonesia, Malaysia ,Philipina, Thailand.
• Multiple PBX Operations, bisa diinstalasikan lebih dari satu PABX, baik  sama-sama merk maupun beda merk PABX. System ini bisa diinstalasikan jika salah satu perusahaan mempunyai lebih dari satu merk PABX  maupun sama dan kesemuanya ingin dintegrasikan dengan system IVR.
• Multiple System Passwords, Mendukung sampai ke dua kata sandi sistem untuk memungkinkan fleksibilitas di dalam system administrasi. Aplikasi system ini bisa anda password, sehingga orang lain tidak bisa merubah aplikasi yang telah anda setting tersebut.
• Programmable Hook-Flash Time, Bisa merubah setting yang sesuai dengan hook – flash PABX manapun. System bisa merubah / menyamakan  program PABX yang sesuai anda kehendaki.
• Programmable Number of Rings,  Sistem akan bisa menjawab sendiri jika dalam keadaan sibuk (bussy) maupun tidak ada yang menjawab (noanswer) sesuai jumlah banyaknya ring yang anda setting di aplikasi system ini. Misal dalam 5 ring tidak ada yang menjawab (noanswer) / sibuk (bussy), maka system ini akan menjawab seperti maaf ekstension yang anda tuju sedang sibuk / tidak ada yang menjawab.
• Programmable Tone and Cadences for Each Individual Voice Channel, didalam channel ke channel yang lain, system bisa menggambarkan suatu irama yang berbeda di tiap channel. System ini bisa anda setting tugas maupun suara yang berlainan di tiap-tiap channel.
• Remote Programming Feature, memodifikasi password lewat telpon. Si penelepon bisa mengganti password maibox user melalui telpon jika nomor mailbox tersebut no passwordnya telah diketahui oleh orang lain. Sehingga orang lain tidak bisa mendengarkan pesan-pesan yang ada di mailbox anda.
• Traffic Statistical Reports, memberikan informasi penting mengenai pemakaian telepon. System ini akan memberikan report data statistik informasi yang dikerjakan oleh aplikasi ini, seperti data incoming call, abandon call, bussy call, noanswer call dan lain-lain.
• Windows-Menu-Driven System Administration, dengan penggunaan windows yang baku  dalam bentuk grafis dengan metode point dan klik dimana operasi system umum dikenal. System layakya anda menggunakan windows yang mana anda bisa mengupgrade atau setting secara bebas.
• Database Connnection, Sistem dapat terkoneksi ke eksternal data base lainnya dengan menggunakan protocol ODBC(DSN), sehingga dapat terkoneksi kebeberapa data base seperti Microsoft Acces, SQL Server, Oracle, MySql, FoxPro dan lain-lain. Seperti halnya pembacaan data saldo, tenor, angsuran, jatuh tempo dan lain-lain. Dimana informasi data pelanggan tersebut bisa di akses melalui telepone.
• Syntax SQL, System ini menggunakan syntax sql yang biasa dipakai oleh aplikasi software- software data base yang telah kita kenal, dengan kata lain syntax sql yang biasa anda pakai. Sehingga sistem dapat membaca, mengupdate, maupun menghapus data base jika diberikan hak untuk akses.
• Function Store Procedure, Di lain menggunakan syntax sql, system ini juga bisa juga menggunakan fungsi Store Procedure yang mana biasanya perusahaan tidak memberikan ijin untuk melihat data database secara langsung yang telah terkoneksi ke server database suatu perusahaan.
• Call File Dll(Dinamic Link Library), Integrasi dengan file Dll. System ini bisa berintegrasi dengan file dll yang anda buat. Dll tersebut biasanya untuk penambahan fungsi-fungsi yang belum ada di system ini, seperti concat data atau parser data. Untuk rekomendasinya file tersebut harus dibuat menggunakan aplikasi software Microsoft Visual C++.                  

Read More

VoicePro IVR System

VoicePro adalah suatu mail system suara yang dirancang dan digunakan pada Windows NT 4.0 / NT 2000 Platform yang terpopuler.  Menawarkan ke user secara grafis yang secara luas mudah diterima maupun dioperasikan dengan mudah untuk mengatur system ini. Aplikasi sistem ini dapat melayani lebih dari 32 channel sekaligus. Aplikasi system tersebut bisa juga berkomunikasi  lebih dari satu PABX dengan parameter komunikasi yang berbeda. Aplikasi yang mudah dioperasikanbaik didalam komunikasi kantor maupun tunggal yang dapat ditangani secara efisien diselesaikan dengan baik. Seseorang akan mempunyai pesan-pesan penting dengan aplikasi ini yang manapun juga mendapatkan kembali melalui system telepon tersebut.

Merupakan aplikasi yang pantas untuk lingkungan komunikasi kantor dimana untuk meningkatkan pelayanannya seperti mempromosikan produk-produk lewat suara maupun fax, sehingga seseorang akan dapat mengetahui informasinya dengan mudah dan cepat.
Sistem ini sendiri awalnya adalah pengembangan dari automatic attendant, jadi yang berjalan sekarang ini selain berfungsi sebagai IVR (interaksi customer dengan sistem dan data melalui suara) juga dapat difungsikan sebagai automatic attendant, voice mail, audiotext, fax on demand maupun recording agent pada saat after office hour.

Read More

Topologi IVR

Adapun sistem Architecture IVRS adalah sebagai berikut :

Read More

Keuntungan IVR

Keuntungan yang diperoleh dengan aplikasi telekomunikasi ini antara lain yaitu : 

• Pengendalian biaya pekerjaan. Dengan adanya VoicePro (IVRS), operator atau agent dapat digantikan atau dipermudah, sehingga tidak diperlukan terlalu banyak tenaga kerja manusia untuk memuaskan pelayanan pelanggan.
• Fleksible. Sistem ini dapat digabungkan dengan berbagai macam aplikasi lain yang berhubungan. 
• Menu Driven.  Dalam penggunannya, system ini dapat disetting sendiri oleh pengguna sesuai dengan kebutuhan.
• Up to Date. Sistem ini tidak hanya terpaku pada apa yang sudah ada, tetapi dapat dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat belakangan ini.

Read More

Tujuan IVR

Sesuai latar belakang yang telah diuraikan diatas yang mana bermaksud untuk memberikan solusi yang baik yang sangat diperlukan bagi kebutuhan produsen maupun konsumen dengan tujuan sebagai berikut ;

• Meningkatkan kepuasan pelayanan konsumen.
• Meringankan system kerja produsen.
• Merupakan system yang sangat efisien dan efektif bagi produsen.
• Meringankan beban biaya operasional tanpa membutuhkan banyak tenaga operator.

Read More

Latar Belakang

Segala kegiatan manusia, baik di dunia bisnis tidak lepas dari apa yang namanya informasi. Semua informasi tersebut agar mudah diolah, membutuhkan sebuah sarana.  Dan untuk menciptakan suatu sarana tersebut dibutuhkan suatu system, yang mana sangat berarti bagi customer maupun nasabah baik lama maupun baru sehingga dapat menciptakan pelayanan secara efektif dan efisien. Dalam meningkatkan pelayanan tersebut dibutuhkan suatu aplikasi yang andal seperti “VoicePro” IVRS (Interactive Voice Response System).

Read More

Apa itu IVR ?

Interactive Voice Response (IVR) merupakan perangkat tambahan pada pelayanan call center yang ditujukan untuk memberi pelayanan swalayan, baik bersifat informasi maupun transaksi. Perangkat ini melakukan play-back rekaman informasi dan translasi data menjadi informasi suara, sesuai dengan instruksi yang diberikan melalui tombol-tombol pada pesawat telepon. Solusi IVR cenderung diarahkan untuk memberi pelayanan berulang dan dalam jumlah besar, misalnya untuk aplikasi service provider yang digunakan pada aplikasi informasi tagihan atau registrasi pelayanan.

Sistem ini sering di gunakan di perusahaan Bank, alat ini berfungsi sebagai penghubung antara Pabx dan server / data base yang salah satu fungsinya antara lain jika nasabah ingin mengetahui jumlah saldo tabungan, mentransfer uang, dll maka dengan mengikuti menu yang terprogram di IVR dan juga memasukan kode kartu ATM maka nasabah dapat mengetahui saldo tabungan tanpa bantuan operator Bank.dan alat ini biasanya bekerja selama 24 jam secara otomatis.

Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi investasi IVR harus dipertimbangkan berbagai parameter sebagai bagian dalam perhitungan "retun on investment" (ROI) dari IVR. Berbagai kesalahan implementasi IVR dapat terjadi, sehingga fungsinya tidak berjalan sebagaimana mestinya, dan tentu saja berdampak pada kegagalan operasional call center . Hal ini bisa dipengaruhi oleh penerapan fungsi IVR yang kurang tepat, faktor sosialisasi kepada pelanggan yang kurang baik, maupun dipengaruhi oleh penerapan model call-flow yang kurang bersahabat.

Berikut ini sembilan alasan yang dapat digunakan sebagai parameter untuk menjustifikasi penyediaan IVR:

• Menurunkan beban biaya operasional . Hal ini dapat dicapai melalui penurunan kebutuhan tenaga kerja ( agent ) dalam memberikan pelayanan berulang dan yang bisa diotomatisasi. Berbagai jenis informasi yang bersifat rutin dan sering dibutuhkan pelanggan, seperti informasi tagihan, informasi produk, informasi berlangganan, informasi saldo, informasi nilai tukar mata uang asing, atau informasi umum lainnya.

• Meningkatkan kapasitas dan tingkat ketersediaan pelayanan pelanggan . Hal ini dilakukan dengan meningkatkan kemampuan IVR untuk bekerja secara terus menerus dalam menyediakan akses 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Demikian pula kapasitas sistem yang besar memungkinkan IVR dapat diakses oleh lebih banyak pelanggan secara bersamaan.

• Meningkatkan kemampuan dan daya saing untuk retensi pelanggan . Pencapaiannya dapat diperoleh dengan penyederhanaan pola operasional pelayanan pelanggan. Setiap saat pelanggan dapat melakukan berbagai jenis pelayanan secara otomatis, tanpa diketahui oleh orang lain, di antaranya penyederhanaan dalam pelayanan terhadap permintaan brosur atau formulir pendaftaran, dimana permintaan tersebut dapat dikirim melalui fasilitas fax back.

• Meningkatkan pendapatan . Peningkatan ini mungkin dicapai dengan memberikan alternatif otomatisasi pelayanan transaksi dan proses pembelian, misalnya penyediaan fasilitas transaksi pembayaran tagihan, pembelian voucher isi ulang, pembelian tiket perjalanan atau pembelian merchandise.

• Meningkatkan produktivitas agent . Peningkatan produktivitas mestinya menjadi perhatian manajer atau yang bertanggung jawab untuk itu, baik dari sisi kuantitas maupun kualitas pelayanan, utamanya untuk memberikan pelayanan yang lebih kompleks dan interaksi langsung yang dapat memberikan nilai tambah penjualan.

• Menyediakan lebih banyak pelayanan . Peningkatan jumlah pelayanan yang dapat diberikan dalam waktu singkat dan dengan biaya yang lebih rendah harus terus diupayakan. Dengan kemampuan untuk melakukan proses data yang lebih cepat, maka IVR bisa memproses lebih banyak transaksi.

• Menurunkan risiko . Risiko kesalahan akibat input data yang tidak tepat dan penyampaian informasi yang tidak akurat, mestinya dapat diperkecil. Hal ini tentu harus berupa pemberian data dan informasi yang akurat kepada para konsumen atau pelanggan. Hal ini dapat dilakukan dengan pola peningkatan penggunaan telepon untuk menjembatani kapabilitas sistem komputer dalam melakukan proses data.

• Memberikan jaminan proteksi terhadap data-data pelanggan . Hal ini bukan saja sangat penting, melainkan strategis, sehingga pelanggan merasa nyaman bertransaksi dan mendapatkan informasi personal mereka tanpa diketahui oleh orang lain ( agent ). Sebaliknya, dengan kepercayaan pelanggan yang meningkat, perusahaan akan mendapatkan nilai transaksi yang lebih besar. Proteksi ini dapat diterapkan untuk berbagai pelayanan tertentu yang bersifat personal.

• Memudahkan dalam me-record umpan balik pelanggan . Umpan balik yang diberikan oleh pelanggan dan pencatatan jumlah transaksi yang dilakukan pelanggan, jelas akan memberi manfaat bagi perusahaan. Hal ini , terutama, akan semakin memudahkan dalam melakukan analisa tingkat produktivitas suatu call center dan memberi umpan balik bagi pengembangan produk atau pelayanan.

Sesuai dengan perkembangan teknologi yang menyebabkan solusi IVR menjadi semakin murah, hal itu tentu saja sangat membantu dalam proses pengembalian biaya investasi. Perkembangan sistim IVR mengalami proses perubahan, baik menyangkut feature pelayanan yang lebih lengkap maupun kapasitas pelayanan yang lebih besar. Kapasitas sistim besar mengurangi kebutuhan duplikasi perangkat hardware dan software, serta didukung oleh sistem duplikasi jaringan server yang membentuk master-slave.

Demikian juga untuk feature dan kemampuan translasi, dulunya hanya melayani perintah dari tombol telepon, kemudian berkembang menjadi berkemampuan perintah suara. Feature ini menggunakan teknologi speech recognition yang mentranslasikan suara (misalnya "satu", "dua", dan seterusnya) menjadi perintah komputasi. Bahkan bisa menerima perintah suara secara dinamik sebagaimana halnya berbicara dengan manusia yaitu Natural Language Speech Recognition (NLSR), misalnya pelanggan mengucapkan "tagihan", maka IVR langsung menjalankan perintah informasi tagihan. Fungsi NLSR ini akan mendukung IVR dalam memberikan kenyamanan bagi pelanggan dalam menggunakan IVR. Sayang sekali layanan ini belum ada dalam Bahasa Indonesia.

Fasilitas lain yang tersedia pada IVR yaitu fax on demand atau fax-back , yaitu fasilitas pengiriman fax sesuai permintaan pelanggan dan dikirimkan ke mesin fax yang ditentukan. Pada fax on demand , fax dikirimkan seketika pada mesin fax yang digunakan pelanggan dan atas biaya sendiri. Sedangkan fax back akan melakukan pengiriman ke mesin fax yang ditentukan dan pelanggan diminta untuk memasukkan nomor fax tujuan, selanjutnya mesin IVR akan menghubungi nomor yang ditentukan untuk proses pengiriman fax.


Disamping beberapa feature ini, ada beberapa hal yang dapat dipertimbangkan dalam memilih sistim IVR, diantaranya:

• Mempunyai sistim pelaporan sehingga bisa menunjukan jumlah pelayanan serta pola pelayanan.
• Mendukung sistim perekaman dengan kualitas tinggi, sehingga dapat menggunakan hasil perekaman dari studio.
• Interface telepon yang lengkap, sehingga dapat dihubungkan ke berbagai perangkat PABX atau public switching .
• Mempunyai database internal dan kemampuan interkoneksi dengan sistim database external, sehingga pengolahan informasi lebih luas dan terbuka.
• Menyediakan fasilitas modifikasi call flow dalam bentuk visual, sehingga memudahkan dalam perubahan call flow .
• Secara hardware mudah didapatkan suku cadangnya, bahkan jika memungkinkan menggunakan standard server atau industrial server .
• Kemudahan maintenance dengan kemampuan server yang hot-swappable interface dan harddisk.

Read More